生き様と空|新卒社員(4月から)の苦闘ブログ

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IKEMASKY流:議事録の取り方

 

こんにちは!

今日はさらっとスキル系の記事を書いてみようかなと。

 

みなさんは議事録を書く機会はありますか?

会議やミーティングに出ること自体ないよ!って人も、誰かと計画を立てるときにはきっと役に立つ議事録。

しかし、書き慣れないと厳しい。。。

というわけで!今回は「IKEMASKY流の議事録の書き方」をまとめます♪

 

議事録とは?

会議中に決まったことや発言の中で重要なことを書き残すこと。メリットとしては、後日振り返りができたり、言った言わないの論争を回避できます。また、参加していない人も後から追跡できるし、重複して何度も同じことを議論することも防げます。

 

 

STEP1:必要な要素を頭に入れよう!

議事録のフォーマットは人により違いますが、何を記録するかを頭に、そして紙に書いておきましょう!

 

僕の場合は、

「アジェンダ(議題)」「決定事項」「次回までの課題・期限(各々へのタスクなど)」「※MEMO 」を主に書き入れます。

 

なぜこの項目なのか?

というと、”これ以上に重要なことはそれほどない”からです。

 

何を話して、何が決まって、何を宿題にしたのか、

そして、話の中で出たキーワードや発言者の懸念点などを書くメモ欄です。

 

これをイメージしておくだけで、会議中にジャンルわけをしたりタイトルを考えて書くことによる漏れを防ぐことができます。なにより自分が一番分かりやすいですよね♪

 

 

STEP2:会議中で完成させきらないこと

丁寧に綺麗に出来上がった議事録は、見やすくて分かりやすいので相手にも喜ばれます。ただ、それは会議が終わった直後にできていなくても良いと僕は考えています。

 

体裁を整えるのは終わった後でもできるし、議事録をすぐに要求される可能性がない場合であれば、とにかく会議中の記録漏れを防ぐようにメモに注力しましょう。

 

 

STEP3:見直してみる

書いた議事録を振り返り、会議がどんな内容だったのかを想像しましょう。

誰がどんな発言をしていた、どのくらい時間がかかった、何を決める会だったか、

宿題は適量か、いろんなことが考えられます。

見直すなかで、重要事項を赤文字にしたり、体裁を整えて議事録を綺麗に整理しましょう!

 

 

STEP4:名前を分かりやすくつける

議事録は完璧でも、ここでよく損をしてしまいがち。

ワードなどの文書ソフトを使用した場合であれば、ファイルの保存名は

「日付_タイトル_記録者」でつけましょう。

 

いつ開催された、何についての会議だったのかを分かりやすくしておくだけで、

フォルダを探す手間は大きく省けます。

 

 

 

まとめ:議事録はシナリオを理解するためのもの

議事録は、会議中の流れを把握する非常に重要な記録です。会議において決定したことは、次に活かされるべきことだし、関わる全員が同じ認識をしていないといけない。誤解や失念を防ぐためにも、そして自分がしっかりと会議に参加するためにも、丁寧にまとめましょう。決められた時間に、話すべきことを話せていないなどの脱線事故も防げますよ♪

 

 

以上、僕流の議事録の書き方でした!

(使えそうだったらシェアしてね笑)

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IKEMASKY